خلاصه کتاب راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران ( نویسنده مونا قربی )

کتاب «راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران» اثر مونا قربی، منبعی جامع برای تسلط بر ماژول کارگزینی سیستم راهکاران همکاران سیستم است. این کتاب، کاربران را با نحوه ثبت جامع اطلاعات پرسنلی، صدور انواع احکام و گزارش گیری های تخصصی آشنا می کند.

در دنیای کسب وکار امروز، مدیریت اثربخش سرمایه انسانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. سازمان ها برای دستیابی به بهره وری بیشتر، کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در فرآیندهای مرتبط با پرسنل، نیازمند ابزارهای قدرتمند و یکپارچه هستند. نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRIS) در این میان نقش محوری ایفا می کنند. سیستم کارگزینی راهکاران همکاران سیستم، به عنوان یکی از پیشروترین راهکارهای جامع مالی و اداری در ایران، ابزاری کارآمد برای مدیریت فرآیندهای پیچیده کارگزینی است. تسلط بر قابلیت های این نرم افزار، نه تنها برای کارشناسان و مدیران منابع انسانی یک مزیت رقابتی محسوب می شود، بلکه به صاحبان کسب وکارها نیز کمک می کند تا درک عمیق تری از پتانسیل های این ابزار برای بهینه سازی عملیات سازمانی خود داشته باشند.

کتاب «راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران» به قلم مونا قربی، با رویکردی کاملاً کاربردی و گام به گام، نقش یک راهنمای ضروری را برای کاربران این نرم افزار ایفا می کند. این اثر با پوشش جامع تمامی ابعاد ماژول کارگزینی، از تنظیمات اولیه و اطلاعات پایه تا عملیات پیچیده صدور احکام و گزارش گیری های پیشرفته، مسیری روشن برای یادگیری و بهره برداری حداکثری از راهکاران ارائه می دهد. مقاله حاضر، به عنوان یک خلاصه جامع و کاربردی، قصد دارد مهم ترین سرفصل ها و نکات کلیدی مطرح شده در این کتاب را ارائه دهد. هدف این است که خواننده در کوتاه ترین زمان ممکن، دیدگاهی کلی اما عمیق از محتوای کتاب و کاربردهای عملی نرم افزار کارگزینی راهکاران به دست آورد و دریابد که چگونه می تواند از این ابزار قدرتمند برای افزایش دقت، سرعت و کارایی در امور کارگزینی سازمان خود بهره برداری کند.

۱. چرا مطالعه این خلاصه و آشنایی با نرم افزار کارگزینی راهکاران اهمیت دارد؟

آشنایی با نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی، به ویژه نرم افزار کارگزینی راهکاران، در محیط های سازمانی پیچیده امروز دیگر یک انتخاب نیست، بلکه ضرورتی حیاتی به شمار می رود. این ابزارها نقش کلیدی در دگرگونی و بهینه سازی فرآیندهای منابع انسانی ایفا می کنند. در ادامه به دلایل اصلی اهمیت مطالعه این خلاصه و تسلط بر نرم افزار راهکاران می پردازیم:

۱.۱. کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت

در فرآیندهای سنتی کارگزینی، جایی که اطلاعات دستی و بر پایه کاغذ یا فایل های پراکنده مدیریت می شوند، احتمال بروز خطاهای انسانی بالا است. اشتباه در ورود اطلاعات، اشتباه در محاسبه حقوق و مزایا، یا ناهماهنگی در صدور احکام، می تواند به مشکلات جدی قانونی، مالی و حتی نارضایتی کارکنان منجر شود. نرم افزار کارگزینی راهکاران با مکانیزه کردن این فرآیندها، ورود اطلاعات را استانداردسازی کرده و محاسبات را به صورت خودکار انجام می دهد. این امر به طور چشمگیری خطاهای انسانی را کاهش داده و دقت عملیات کارگزینی را به بالاترین سطح ممکن می رساند.

۱.۲. افزایش سرعت و بهره وری

مدیریت دستی پرونده ها و صدور احکام، فرآیندی زمان بر و طاقت فرسا است. نرم افزار راهکاران، امکان انجام بسیاری از عملیات (مانند صدور احکام گروهی، محاسبه مزایا، یا تهیه گزارش ها) را در کسری از زمان فراهم می کند. این افزایش سرعت، به کارشناسان منابع انسانی اجازه می دهد تا زمان خود را به جای انجام کارهای تکراری و اداری، بر روی مسائل استراتژیک تر مانند برنامه ریزی توسعه کارکنان، تحلیل نیازهای آموزشی، یا بهبود فرهنگ سازمانی متمرکز کنند.

۱.۳. یکپارچگی و جامعیت اطلاعات

یکی از مزایای برجسته نرم افزار راهکاران، یکپارچگی آن با سایر ماژول های سیستم ERP همکاران سیستم است. این یکپارچگی به معنای دسترسی به یک منبع واحد و به روز از اطلاعات کارکنان است. اطلاعات ثبت شده در ماژول کارگزینی، به صورت خودکار در سایر ماژول ها مانند حقوق و دستمزد، آموزش، یا ارزیابی عملکرد قابل دسترس است. این جامعیت، از ورود مجدد اطلاعات جلوگیری کرده و اطمینان حاصل می کند که تمامی بخش های سازمان بر اساس اطلاعات یکسان و هماهنگ عمل می کنند. این قابلیت به ویژه برای سازمان های بزرگ و متوسط که دارای بخش های متنوعی هستند، بسیار حیاتی است.

۱.۴. پشتیبانی از قوانین و مقررات جاری

قوانین کار و تامین اجتماعی در ایران به طور مداوم در حال تغییر و به روزرسانی هستند. یک نرم افزار کارگزینی مدرن مانند راهکاران، به طور مستمر با این تغییرات هماهنگ می شود. این ویژگی، خیال سازمان ها را از بابت رعایت کامل قوانین و مقررات، جلوگیری از جرایم و اطمینان از صحت محاسبات مربوط به حقوق، مزایا، کسورات و بیمه راحت می کند. کتاب مونا قربی نیز با تشریح عملیات صدور حکم، به کاربران کمک می کند تا این قوانین را در بطن نرم افزار به درستی پیاده سازی کنند.

۱.۵. ابزاری برای تصمیم گیری آگاهانه

قابلیت های گزارش گیری و کاوشگر (Query Builder) در نرم افزار راهکاران، امکان استخراج داده ها و اطلاعات تحلیلی را در اختیار مدیران قرار می دهد. این گزارش ها، شامل اطلاعاتی در مورد توزیع سنی کارکنان، سابقه خدمت، انواع احکام صادره، یا تحلیل غیبت ها و مرخصی ها می شوند. دسترسی به چنین اطلاعاتی، به مدیران منابع انسانی و سایر مدیران ارشد اجازه می دهد تا تصمیمات استراتژیک تر و آگاهانه تری در مورد برنامه ریزی نیروی انسانی، توسعه سازمانی، و تخصیص منابع اتخاذ کنند.

نرم افزار کارگزینی راهکاران، فراتر از یک ابزار ثبت اطلاعات است؛ این یک راهکار جامع برای بهینه سازی مدیریت سرمایه انسانی، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت کارکنان است.

۱.۶. نقش کتاب مونا قربی به عنوان راهنمای عملی

در حالی که نرم افزار راهکاران ابزاری قدرتمند است، تسلط بر تمامی قابلیت های آن نیازمند راهنمایی دقیق است. کتاب مونا قربی دقیقاً این نقش را ایفا می کند. این کتاب، با زبانی شیوا و با تشریح گام به گام فرآیندها، پیچیدگی های نرم افزار را برای کاربران، از مبتدی تا حرفه ای، قابل فهم می سازد. مطالعه این خلاصه و سپس کتاب کامل، مسیری مطمئن برای تبدیل شدن به یک کاربر حرفه ای راهکاران و بهره برداری حداکثری از پتانسیل های آن فراهم می کند.

۲. خلاصه فصول کتاب راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران

کتاب «راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران» به شش فصل اصلی تقسیم می شود که هر یک به جنبه ای خاص از کار با این نرم افزار می پردازد. در ادامه، مروری بر محتوای کلیدی هر فصل خواهیم داشت تا دیدگاهی جامع از ساختار و موضوعات مطرح شده در کتاب ارائه دهیم.

۲.۱. فصل اول: تنظیمات عمومی و استانداردها

این فصل به عنوان نقطه آغازین کار با نرم افزار کارگزینی راهکاران، اهمیت بسزایی دارد. پیش از ورود هرگونه اطلاعات مربوط به کارکنان یا صدور احکام، لازم است تنظیمات پایه ای سیستم به درستی انجام شود.

مفاهیم و تنظیمات اولیه: این بخش به معرفی و تشریح پارامترهای عمومی سیستم می پردازد که برای عملکرد صحیح و هماهنگ نرم افزار ضروری هستند. این تنظیمات شامل موارد زیر می شود:

• تعریف سال مالی: تعیین سال های مالی که عملیات کارگزینی در آن انجام می شود.
• تنظیمات تاریخ: تعیین تقویم مورد استفاده (شمسی/میلادی) و فرمت نمایش تاریخ.
• واحدهای پولی: تعریف واحدهای پولی مورد استفاده در سیستم و نرخ تبدیل ارز (در صورت نیاز).
• تعریف دوره های محاسبه: مشخص کردن دوره های زمانی برای محاسبه حقوق و مزایا (ماهانه، هفتگی و…).
• تنظیمات عمومی شرکت: شامل نام شرکت، کد اقتصادی، شماره ثبت و سایر اطلاعات هویتی سازمان.

اهمیت استانداردسازی اطلاعات: فصل اول بر اهمیت استانداردسازی و یکنواختی اطلاعات تاکید می کند. ورود اطلاعات به صورت یکدست و مطابق با استانداردهای تعریف شده در نرم افزار، از بروز خطاها در مراحل بعدی جلوگیری کرده و صحت و قابلیت اطمینان گزارش ها را تضمین می کند. به عنوان مثال، تعریف کدهای استاندارد برای انواع استخدام، مشاغل، یا محل خدمت، باعث می شود تا در هنگام ورود اطلاعات پرسنلی، از داده های تکراری یا ناهماهنگ جلوگیری شود. این استانداردسازی نه تنها به کارایی سیستم کمک می کند، بلکه فرآیندهای حسابرسی و گزارش گیری را نیز تسهیل می نماید.

۲.۲. فصل دوم: آشنایی با سازمان و تشکیلات

این فصل به چگونگی بازنمایی ساختار داخلی یک سازمان در نرم افزار کارگزینی راهکاران می پردازد. تعریف دقیق ساختار سازمانی، سنگ بنای مدیریت صحیح پرسنل و صدور احکام متناسب با جایگاه شغلی هر فرد است.

نحوه تعریف ساختار سازمانی: نرم افزار راهکاران امکان تعریف یک ساختار سازمانی سلسله مراتبی و درخت واره را فراهم می کند. این ساختار شامل موارد زیر است:

• واحدها و دپارتمان ها: تعریف کلیه واحدها و بخش های مختلف سازمان (مانند واحد مالی، واحد فروش، واحد تولید و…).
• پست های سازمانی: تعریف دقیق هر پست شغلی در هر واحد، با جزئیات مربوط به عنوان پست، کد پست، شرح وظایف (اختیاری) و سطوح سازمانی.
• مکان های کاری: تعریف مکان های فیزیکی فعالیت کارکنان (شعب، کارخانه ها، دفاتر و…).

اهمیت دقیق بودن ساختار سازمانی: دقت در تعریف ساختار سازمانی از چند جهت حائز اهمیت است:

1. صدور احکام: کلیه احکام کارگزینی (استخدامی، ترفیع، انتقال و…) بر اساس پست سازمانی و واحد محل خدمت فرد صادر می شوند. ساختار دقیق، اطمینان از صحت انتصاب ها را فراهم می کند.
2. مدیریت دسترسی ها: سطوح دسترسی کاربران به اطلاعات و عملیات نرم افزار، اغلب بر اساس واحد سازمانی یا پست مربوطه تعریف می شود.
3. گزارش گیری تحلیلی: امکان استخراج گزارش های تحلیلی بر اساس ساختار سازمانی (مثلاً تعداد کارکنان در هر واحد، یا توزیع مشاغل در دپارتمان های مختلف) را فراهم می آورد که برای برنامه ریزی نیروی انسانی بسیار مفید است.

این فصل به کاربران می آموزد که چگونه با استفاده از ابزارهای موجود در نرم افزار، ساختار پیچیده سازمان خود را به صورت منطقی و قابل فهم در سیستم مدل سازی کنند.

۲.۳. فصل سوم: اطلاعات پایه کارگزینی

فصل سوم به هسته اصلی ماژول کارگزینی، یعنی ثبت و مدیریت اطلاعات جامع پرسنلی، می پردازد. این اطلاعات اساس تمامی فرآیندهای بعدی در سیستم منابع انسانی است.

ثبت و مدیریت اطلاعات جامع پرسنلی: این بخش، گام به گام نحوه ورود و نگهداری اطلاعات متنوع کارکنان را شرح می دهد. این اطلاعات شامل موارد زیر است:

• اطلاعات فردی: نام، نام خانوادگی، کد ملی، تاریخ تولد، محل تولد، اطلاعات تماس، وضعیت تاهل و…
• اطلاعات استخدامی: نوع استخدام (رسمی، پیمانی، قراردادی، پاره وقت)، تاریخ شروع به کار، تاریخ پایان همکاری (در صورت لزوم)، شماره پرسنلی.
• اطلاعات تحصیلی: آخرین مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی، نام دانشگاه، تاریخ فارغ التحصیلی.
• سوابق شغلی: سوابق کاری قبلی فرد در سازمان های دیگر، شامل عنوان شغل، نام شرکت، تاریخ شروع و پایان.
• اطلاعات بانکی: شماره حساب و شماره شبا برای واریز حقوق و مزایا.
• اطلاعات بیمه: شماره بیمه، نوع بیمه، سوابق بیمه ای.

ورود انواع مستندات پرسنلی: علاوه بر اطلاعات متنی، نرم افزار راهکاران امکان پیوست کردن مستندات فیزیکی مربوط به هر پرسنل را نیز فراهم می کند. این مستندات می توانند شامل کپی مدارک شناسایی (شناسنامه، کارت ملی)، قراردادهای کاری، گواهینامه های آموزشی، مدارک تحصیلی و … باشند. این قابلیت به ایجاد یک پرونده الکترونیکی کامل برای هر کارمند کمک می کند.

تعریف انواع استخدام، محل خدمت، مشاغل و گروه های شغلی: این بخش به نحوه تعریف و کدگذاری انواع پارامترهای استخدامی در سیستم می پردازد. این کار به استانداردسازی داده ها و سهولت در گزارش گیری کمک می کند:

1. انواع استخدام: تعریف کدهای مشخص برای استخدام های رسمی، قراردادی، پیمانی، ساعتی و غیره.
2. محل خدمت: تعریف کدهای مکان های فیزیکی که کارکنان در آنجا مشغول به کار هستند.
3. مشاغل: تعریف کدهای مشاغل مختلف (مانند کارشناس فروش، حسابدار، مدیر پروژه) و ارتباط آن ها با پست های سازمانی.
4. گروه های شغلی: دسته بندی مشاغل بر اساس سطوح سازمانی یا درجه بندی های خاص جهت تسهیل در مدیریت حقوق و مزایا.

نکات کلیدی برای ورود اطلاعات صحیح و کامل: این فصل بر اهمیت دقت در ورود اطلاعات و به روزرسانی مداوم آن ها تاکید می کند. اطلاعات دقیق و کامل، پایه و اساس تمامی محاسبات حقوق و مزایا، صدور احکام صحیح و تهیه گزارش های معتبر است. همچنین، رعایت حریم خصوصی و امنیت اطلاعات پرسنلی در این مرحله بسیار مهم است.

۲.۴. فصل چهارم: عملیات صدور حکم

فصل چهارم به عنوان یکی از مهم ترین و کاربردی ترین بخش های کتاب، به آموزش گام به گام فرایند صدور انواع احکام کارگزینی می پردازد. این احکام، تغییرات وضعیت استخدامی و شغلی کارکنان را ثبت و رسمیت می بخشند.

انواع احکام کارگزینی: در نرم افزار راهکاران می توان طیف وسیعی از احکام را صادر کرد که هر یک کارکرد خاص خود را دارد:

1. حکم استخدامی: اولین حکمی که برای فرد جدیدالورود صادر می شود و اطلاعات اولیه استخدام، پست سازمانی، محل خدمت و حقوق و مزایای اولیه را شامل می شود.
2. حکم ترفیع/ارتقا: برای ثبت ارتقای شغلی و تغییر پست سازمانی یک فرد، همراه با تغییرات احتمالی در حقوق و مزایا.
3. حکم انتقال: برای ثبت جابجایی کارمند بین واحدها، مکان های کاری یا پست های سازمانی.
4. حکم ماموریت: برای ثبت ماموریت های داخلی یا خارجی کارکنان، همراه با جزئیات مدت زمان و هزینه ماموریت.
5. حکم مرخصی: برای ثبت انواع مرخصی ها (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق) و کسر از مانده مرخصی ها.
6. حکم اضافه کار: برای ثبت ساعات اضافه کار و تخصیص آن به فرد.
7. حکم بازنشستگی/خاتمه همکاری: برای ثبت پایان همکاری کارمند با سازمان، اعم از بازنشستگی، استعفا، اخراج یا اتمام قرارداد.

تفاوت و کاربرد احکام فردی و گروهی:

• احکام فردی: برای صدور حکم برای یک کارمند خاص استفاده می شود. تمامی احکام ذکر شده در بالا می توانند به صورت فردی صادر شوند.
• احکام گروهی: برای اعمال یک تغییر مشابه برای گروهی از کارکنان (مثلاً افزایش سالانه حقوق و مزایا برای تمامی کارکنان یا گروهی از آن ها) استفاده می شود. این قابلیت به طور چشمگیری سرعت عملیات را افزایش می دهد و از دوباره کاری جلوگیری می کند.

نحوه اعمال تغییرات حقوقی و مزایای در حکم و صدور احکام اصلاحی:

یکی از قابلیت های کلیدی نرم افزار راهکاران، امکان اعمال تغییرات در حقوق پایه، مزایا (مانند حق مسکن، حق اولاد، فوق العاده شغل) و کسورات (مانند بیمه، مالیات) از طریق صدور حکم است. این تغییرات می توانند ناشی از قوانین جدید، ارتقاء شغلی، یا تغییر در سیاست های جبران خدمات سازمان باشند. همچنین، در صورت بروز خطا در صدور یک حکم یا نیاز به اعمال تغییرات جزئی پس از صدور، امکان صدور «حکم اصلاحی» وجود دارد که به کاربران اجازه می دهد تغییرات لازم را بدون ابطال کامل حکم قبلی اعمال کنند.

چگونگی تعیین و محاسبه مقادیر عوامل حکمی: این بخش به نحوه تعیین فرمول ها و قواعد محاسبه عوامل مختلف حکمی (مانند حقوق پایه، مزایا، کسورات، حق الزحمه ها) در نرم افزار می پردازد. راهکاران قابلیت انعطاف پذیری بالایی در تعریف این عوامل دارد، به طوری که سازمان ها می توانند بر اساس سیاست های داخلی و قوانین موجود، فرمول های محاسباتی خود را در سیستم پیاده سازی کنند. این قابلیت، تضمین کننده صحت و مطابقت محاسبات با الزامات قانونی و سازمانی است.

۲.۵. فصل پنجم: گزارش ها

فصل پنجم به قدرت نرم افزار کارگزینی راهکاران در تولید گزارش های متنوع و کاربردی می پردازد. گزارش گیری دقیق و به موقع، از ارکان اصلی تصمیم گیری های آگاهانه در حوزه منابع انسانی و اطمینان از رعایت قوانین و مقررات است.

معرفی انواع گزارش های استاندارد و کاربردی: نرم افزار راهکاران مجموعه گسترده ای از گزارش های از پیش تعریف شده را در ماژول کارگزینی ارائه می دهد که نیازهای عمومی سازمان ها را پوشش می دهد. این گزارش ها شامل موارد زیر می شوند:

1. گزارش لیست کارکنان: شامل اطلاعات جامع تمامی کارکنان با فیلترهای مختلف (مثلاً بر اساس واحد، پست، نوع استخدام، جنسیت و…).
2. گزارش احکام صادره: فهرستی از تمامی احکام صادر شده در یک دوره زمانی خاص، با جزئیات نوع حکم، تاریخ صدور، و فرد مربوطه.
3. گزارش سوابق پرسنلی: نمایش کامل سوابق استخدامی، تحصیلی، شغلی، و سایر اطلاعات فردی هر کارمند.
4. گزارش آماری کارکنان: گزارش های تحلیلی در مورد توزیع سنی، میزان تحصیلات، جنسیت، یا سابقه خدمت کارکنان که برای برنامه ریزی نیروی انسانی مفید است.
5. گزارش حضور و غیاب: خلاصه ای از اطلاعات تردد و غیبت های کارکنان (در صورت یکپارچگی با ماژول تردد).
6. گزارش مانده مرخصی: وضعیت مانده مرخصی های استحقاقی و سایر مرخصی های استفاده نشده کارکنان.

نحوه استخراج گزارش های آماری و تحلیلی: کتاب توضیح می دهد که چگونه کاربران می توانند با استفاده از فیلترهای موجود در نرم افزار، گزارش های خاص و هدفمندی را استخراج کنند. این فیلترها به کاربران اجازه می دهند تا داده ها را بر اساس معیارهای دلخواه خود محدود کرده و به اطلاعات مورد نیازشان دست یابند. برای مثال، می توان لیستی از کارکنان با مدرک کارشناسی ارشد در واحد مالی را استخراج کرد.

اهمیت گزارش گیری دقیق در تصمیم گیری های منابع انسانی و رعایت قوانین:

• تصمیم گیری آگاهانه: گزارش ها، داده های خام را به اطلاعات قابل فهم و عملی تبدیل می کنند. این اطلاعات به مدیران HR کمک می کند تا وضعیت فعلی نیروی انسانی را ارزیابی کرده و تصمیمات مبتنی بر داده در مورد استخدام، آموزش، ترفیع و جابجایی اتخاذ کنند.
• رعایت قوانین: بسیاری از گزارش ها (مانند لیست بیمه، لیست مالیات حقوق) برای ارائه به سازمان های دولتی و رعایت قوانین کار و تامین اجتماعی ضروری هستند. نرم افزار راهکاران اطمینان می دهد که این گزارش ها مطابق با فرمت ها و الزامات قانونی تهیه می شوند.
• کشف الگوها و روندها: گزارش های تحلیلی می توانند الگوها و روندهای پنهان در داده های نیروی انسانی را آشکار کنند، مثلاً نرخ بالای جابجایی در یک واحد خاص یا نیاز فزاینده به آموزش در یک حوزه مهارتی.

۲.۶. فصل ششم: کاوشگر در کارگزینی

فصل ششم به یکی از پیشرفته ترین و قدرتمندترین ابزارهای نرم افزار راهکاران، یعنی «کاوشگر» (Query Builder) می پردازد. این ابزار به کاربران امکان می دهد تا فراتر از گزارش های استاندارد عمل کرده و گزارش های سفارشی و تحلیلی خود را ایجاد کنند.

مفهوم و کاربرد کاوشگر: کاوشگر در نرم افزار راهکاران، یک ابزار انعطاف پذیر است که به کاربران اجازه می دهد تا بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، داده ها را از پایگاه داده استخراج، فیلتر و گروه بندی کنند. این ابزار به صورت یک رابط کاربری گرافیکی عمل می کند که در آن کاربران می توانند فیلدها، شروط و ترتیب نمایش داده ها را انتخاب کنند. کاربرد اصلی کاوشگر، پاسخ به سوالات خاصی است که گزارش های استاندارد قادر به پوشش آن ها نیستند.

نحوه ساخت گزارش های دلخواه و سفارشی با استفاده از کاوشگر: کتاب به صورت گام به گام نحوه استفاده از کاوشگر را توضیح می دهد. این فرآیند معمولاً شامل مراحل زیر است:

1. انتخاب موجودیت ها (Entities): مشخص کردن جداول داده ای که اطلاعات مورد نیاز را شامل می شوند (مثلاً اطلاعات پرسنلی، اطلاعات احکام، اطلاعات واحد سازمانی).
2. انتخاب فیلدها (Fields): انتخاب ستون های اطلاعاتی که می خواهید در گزارش نمایش داده شوند (مثلاً نام کارمند، کد ملی، عنوان پست، تاریخ استخدام).
3. اعمال فیلترها (Filters): تعیین شروط خاص برای محدود کردن داده ها (مثلاً فقط کارمندانی که در واحد مالی هستند و تاریخ استخدام آن ها بعد از سال ۱۴۰۰ است).
4. ترتیب بندی (Sorting): تعیین ترتیب نمایش داده ها (مثلاً بر اساس نام خانوادگی، یا تاریخ استخدام).
5. گروه بندی (Grouping) و جمع بندی (Aggregation): امکان گروه بندی داده ها و انجام محاسبات جمعی مانند مجموع، میانگین، یا شمارش (مثلاً تعداد کارکنان در هر واحد).

نکات و ترفندهای پیشرفته برای استفاده از این قابلیت در تحلیل داده ها:

• استفاده از شروط ترکیبی: ترکیب شروط و (AND) و یا (OR) برای ایجاد فیلترهای پیچیده تر.
• فرمول نویسی: در برخی نسخه های کاوشگر، امکان تعریف فرمول های ساده برای ایجاد فیلدهای محاسباتی جدید وجود دارد.
• ذخیره و به اشتراک گذاری کاوشگرها: امکان ذخیره کوئری های ساخته شده برای استفاده مجدد و به اشتراک گذاری آن ها با سایر کاربران.
• صادرات داده: قابلیت خروجی گرفتن از نتایج کاوشگر در فرمت های مختلف (مانند Excel) برای تحلیل های بیشتر خارج از نرم افزار.

کاوشگر، ابزاری بی نظیر برای کارشناسان و مدیرانی است که نیاز به اطلاعات خاص و سفارشی برای تحلیل های عمیق و تصمیم گیری های استراتژیک دارند. این فصل از کتاب، راهنمایی کامل برای بهره برداری حداکثری از این قابلیت فراهم می کند.

۳. مزایای کلی استفاده از نرم افزار کارگزینی راهکاران (با نگاه به توضیحات کتاب)

همانطور که در فصول مختلف کتاب «راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران» به تفصیل شرح داده شده، استفاده از این نرم افزار مزایای چشمگیری برای سازمان ها به ارمغان می آورد. این مزایا نه تنها در سطح عملیاتی، بلکه در ابعاد استراتژیک نیز تاثیرگذار هستند و به بهبود کلی عملکرد واحد منابع انسانی و در نهایت کل سازمان کمک می کنند.

۳.۱. کاهش چشمگیر خطاها و دوباره کاری ها

مکانیزه کردن فرآیندهای کارگزینی، به ویژه ثبت اطلاعات و صدور احکام، به طور قابل ملاحظه ای احتمال بروز خطاهای انسانی را کاهش می دهد. ورود داده ها به صورت ساختاریافته، اعتبارسنجی خودکار اطلاعات و محاسبات ماشینی، از اشتباهات رایج در فرآیندهای دستی جلوگیری می کند. این امر نه تنها دقت را افزایش می دهد، بلکه از دوباره کاری ها برای تصحیح اشتباهات نیز جلوگیری کرده و زمان و منابع سازمان را حفظ می کند.

۳.۲. افزایش سرعت و دقت در فرآیندهای کارگزینی

با خودکارسازی بسیاری از عملیات (مانند صدور احکام گروهی یا تهیه گزارش های پیچیده)، زمان مورد نیاز برای انجام این فرآیندها به شدت کاهش می یابد. این سرعت بالا به معنای پاسخگویی سریع تر به نیازهای کارکنان و مدیریت کارآمدتر فرآیندهای اداری است. دقت نیز به دلیل استانداردسازی و استفاده از فرمول های از پیش تعریف شده تضمین می شود.

۳.۳. مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات پرسنلی

راهکاران یک پایگاه داده مرکزی برای تمامی اطلاعات مربوط به کارکنان فراهم می کند. این مرکزیت باعث می شود که تمامی اطلاعات پرسنلی، از مشخصات فردی تا سوابق استخدامی و احکام صادره، در یک نقطه واحد قابل دسترسی باشند. یکپارچگی این ماژول با سایر ماژول های راهکاران (مانند حقوق و دستمزد، آموزش) نیز از پراکندگی اطلاعات جلوگیری کرده و به هماهنگی بیشتر در سطح سازمان منجر می شود.

۳.۴. امکان تصمیم گیری های آگاهانه تر با تکیه بر گزارش های دقیق

قابلیت های گزارش گیری جامع و ابزار قدرتمند کاوشگر، به مدیران امکان می دهد تا به داده های تحلیلی و آماری دقیقی دسترسی پیدا کنند. این گزارش ها، بینشی عمیق در مورد وضعیت نیروی انسانی، روندها، نقاط قوت و ضعف سازمان ارائه می دهند. مدیران می توانند بر اساس این اطلاعات، تصمیمات استراتژیک تری در مورد برنامه ریزی نیروی انسانی، توسعه سازمانی و بهبود بهره وری اتخاذ کنند.

۳.۵. افزایش رضایت کارکنان از طریق خدمات خودکار و سریع

کارکنان نیز از مزایای استفاده از نرم افزار کارگزینی بهره مند می شوند. صدور سریع احکام، دسترسی آسان تر به اطلاعات پرسنلی (در صورت وجود پرتال کارمندی)، و دقت در محاسبات حقوق و مزایا، به افزایش شفافیت و رضایت کارکنان کمک می کند. این امر می تواند به بهبود روحیه و تعهد کارکنان در سازمان منجر شود.

۳.۶. پشتیبانی از قوانین و مقررات جاری کشور در حوزه کار

یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار کارگزینی راهکاران، انطباق آن با قوانین و مقررات پیچیده کار، تامین اجتماعی و مالیات در ایران است. این نرم افزار به طور مداوم با تغییرات قوانین به روز می شود، که این امر به سازمان ها اطمینان می دهد که تمامی عملیات کارگزینی آن ها مطابق با الزامات قانونی انجام می شود و از بروز مشکلات حقوقی و جرایم احتمالی جلوگیری می کند.

در مجموع، نرم افزار کارگزینی راهکاران، با بهره گیری از قابلیت های هوشمند و یکپارچه خود، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای منابع انسانی را از حالت سنتی و زمان بر خارج کرده و به سیستمی مدرن، کارآمد و استراتژیک تبدیل کنند. کتاب مونا قربی نیز با تشریح کامل این قابلیت ها، راه را برای بهره برداری حداکثری از این ابزار هموار می سازد.

نتیجه گیری

کتاب «راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران» نوشته مونا قربی، بدون شک یک مرجع ارزشمند و ضروری برای تمامی افرادی است که به نحوی با نرم افزار کارگزینی راهکاران سروکار دارند یا قصد دارند دانش خود را در زمینه مدیریت منابع انسانی با استفاده از ابزارهای نوین ارتقاء دهند. این اثر، فراتر از یک دفترچه راهنمای ساده، به مثابه یک دوره آموزشی جامع و کاربردی عمل می کند که از ابتدایی ترین تنظیمات سیستم تا پیچیده ترین عملیات صدور احکام و استخراج گزارش های تحلیلی را به صورت گام به گام و قابل فهم توضیح می دهد.

ما در این خلاصه جامع، سعی کردیم تا مهم ترین سرفصل ها و نکات کلیدی مطرح شده در هر فصل از کتاب را به شکلی مختصر و در عین حال مفید ارائه دهیم. هدف این بود که خواننده در کوتاه ترین زمان ممکن، با کلیت محتوای کتاب و پتانسیل های بی نظیر نرم افزار کارگزینی راهکاران آشنا شود. از اهمیت تنظیمات عمومی و ساختار سازمانی، تا ورود دقیق اطلاعات پایه پرسنلی، عملیات حیاتی صدور انواع احکام (فردی و گروهی)، و در نهایت قدرت گزارش گیری و ابزار کاوشگر برای تحلیل داده ها، همگی در این کتاب به دقت تشریح شده اند.

همانطور که اشاره شد، مزایایی نظیر کاهش خطاها، افزایش سرعت و دقت، مدیریت متمرکز اطلاعات، و امکان تصمیم گیری های آگاهانه با تکیه بر داده ها، تنها بخشی از دستاوردهای استفاده صحیح از نرم افزار کارگزینی راهکاران هستند که کتاب مونا قربی مسیر دستیابی به آن ها را هموار می کند. این نرم افزار به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای کارگزینی خود را به شکلی مدرن و مطابق با قوانین جاری کشور مدیریت کنند.

به کلیه کارشناسان و مدیران منابع انسانی، کاربران فعلی و آتی نرم افزار کارگزینی راهکاران، و دانشجویان رشته های مرتبط، مطالعه دقیق این خلاصه را اکیداً توصیه می کنیم. این خلاصه می تواند به عنوان نقطه شروعی برای درک عمیق تر از نرم افزار و ارتقاء دانش در حوزه منابع انسانی عمل کند. برای تسلط کامل و بهره برداری حداکثری از تمامی قابلیت ها و نکات ریز نرم افزار، تهیه نسخه کامل کتاب «راهنمای کاربری نرم افزار کارگزینی راهکاران» اثر مونا قربی، یک سرمایه گذاری ارزشمند در مسیر توسعه حرفه ای شما خواهد بود. این کتاب نه تنها یک مرجع فنی، بلکه یک راهنمای عملی برای تبدیل شدن به یک متخصص کارآمد در حوزه کارگزینی با نرم افزار راهکاران است.