خلاصه کتاب مدیریت پروژه به روش PRINCE2 ( نویسنده علی باستانی راد )

کتاب «مدیریت پروژه به روش PRINCE2» نوشته علی باستانی راد، راهنمایی جامع برای درک این متدولوژی پیشرو است. این کتاب، اصول، مضامین و فرایندهای PRINCE2 را به صورت عمیق شرح می دهد و با تکیه بر تجربه ارزشمند نویسنده در پروژه های کلان، رویکردی کاربردی برای مدیریت پروژه ها با حداقل هزینه و بیشترین کارایی ارائه می کند.

در دنیای امروز که پروژه ها نقش حیاتی در موفقیت سازمان ها ایفا می کنند، استفاده از روش های مدیریت پروژه استاندارد و کارآمد بیش از پیش اهمیت یافته است. متدولوژی PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) یکی از معتبرترین و پرکاربردترین چارچوب ها در سطح بین المللی است که با رویکردی فرآیندگرا، سازماندهی و کنترل پروژه را تسهیل می کند. کتاب مدیریت پروژه به روش PRINCE2 اثر مهندس علی باستانی راد، نه تنها به معرفی این متدولوژی می پردازد، بلکه با افزودن تجربیات عملی نویسنده، به ویژه در پروژه های بزرگ صنعت نفت و گاز کشور، عمق و کاربردی بودن آن را دوچندان می کند. این خلاصه جامع و ساختاریافته از کتاب، برای مدیران پروژه، کارشناسان، دانشجویان و تصمیم گیرندگان سازمانی که به دنبال درک سریع و کامل از PRINCE2 هستند، طراحی شده است. هدف از این مقاله، ارائه عصاره ای از دانش این کتاب ارزشمند است تا مخاطبان بتوانند با صرف کمترین زمان، به درکی عمیق از اصول، مضامین و فرایندهای PRINCE2 دست یابند و تفاوت های آن را با سایر چارچوب ها مانند PMBOK بهتر درک کنند.

PRINCE2 چیست و چرا اهمیت دارد؟

مدیریت پروژه فرایندی پیچیده است که نیازمند چارچوب های مشخص برای هدایت و کنترل است. در این میان، PRINCE2 به عنوان یک متدولوژی اثبات شده، مزایای قابل توجهی را به سازمان ها ارائه می دهد. این بخش به تعریف PRINCE2 و ریشه های تاریخی آن، و همچنین ویژگی های برجسته اش از دیدگاه کتاب علی باستانی راد می پردازد.

معرفی PRINCE2 و پیشینه آن

PRINCE2 مخفف عبارت Projects IN Controlled Environments است و به معنای پروژه هایی است که در محیط های کنترل شده مدیریت می شوند. این روش یک چارچوب مدیریت پروژه فرآیندگراست که در بریتانیا توسعه یافت و به سرعت در سراسر اروپا و دیگر نقاط جهان، به ویژه در بخش های دولتی و خصوصی، رواج پیدا کرد. نسخه اولیه این روش، PROMPT نام داشت که در سال ۱۹۷۵ برای پروژه های سیستم های اطلاعاتی در انگلستان ابداع شد. PRINCE2 در سال ۱۹۸۹ توسط آژانس ارتباطات رایانه ای و مرکزی (CCTA) بر پایه PROMPT توسعه یافت و در سال ۱۹۹۶ به صورت عمومی منتشر شد. نگاه کتاب علی باستانی راد به PRINCE2، آن را به عنوان یک رویکرد مدرن و کارا معرفی می کند که به مدیران پروژه امکان می دهد تا پروژه ها را با کارایی بالا و کمترین هزینه به سرانجام برسانند.

ویژگی های برجسته PRINCE2 که در کتاب باستانی راد بر آن ها تأکید شده، شامل موارد زیر است:

• توجیه کسب و کار مستمر: هر پروژه باید یک توجیه تجاری معتبر و مداوم داشته باشد.
• ساختار سازمانی مشخص: تیم مدیریت پروژه دارای نقش ها و مسئولیت های کاملاً تعریف شده است.
• رویکرد محصول محور: تمرکز بر تعریف دقیق و تحویل محصولات نهایی پروژه.
• مدیریت بر اساس مراحل: تقسیم پروژه به مراحل قابل کنترل برای برنامه ریزی و نظارت بهتر.
• مدیریت بر اساس استثنا: تفویض اختیار در سطوح مختلف و مداخله مدیریت ارشد تنها در صورت بروز انحرافات مهم.
• انعطاف پذیری و سفارشی سازی: امکان تطبیق متدولوژی با نیازهای خاص هر پروژه.

PRINCE2 در مقایسه با PMBOK: تفاوت های کلیدی

یکی از مباحث مهمی که در کتاب مدیریت پروژه به روش PRINCE2 به آن پرداخته شده، مقایسه این متدولوژی با PMBOK (Project Management Body of Knowledge) است که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) ارائه می شود. این دو چارچوب، هرچند هر دو به دنبال موفقیت پروژه هستند، اما رویکردهای متفاوتی دارند.

به طور خلاصه، تفاوت های اصلی این دو از دیدگاه کتاب و تحلیل های موجود عبارتند از:

ویژگی	PRINCE2	PMBOK
رویکرد	فرآیندگرا و ساختاریافته	دانشی و مجموعه ای از بهترین شیوه ها
تمرکز اصلی	بر چگونه مدیریت پروژه (How to manage a project)	بر چه چیزی در مدیریت پروژه (What to manage in a project)
ساختار سازمانی	نقش ها و مسئولیت ها به وضوح تعریف شده اند.	بر حوزه های دانشی تاکید دارد و نقش ها کمتر ساختاریافته اند.
انعطاف پذیری	به واسطه اصل مناسب سازی با پروژه بسیار انعطاف پذیر است.	راهنمایی جامع تر است که به پروژه های مختلف تطبیق داده می شود.
مستندسازی	دارای الگوهای مشخص برای مستندات مدیریتی.	کمتر به فرمت های مستندسازی مشخص می پردازد.
کاربرد جغرافیایی	بیشتر در اروپا، انگلستان و استرالیا رایج است.	بیشتر در آمریکای شمالی (ایالات متحده و کانادا) رایج است.

علی باستانی راد در کتاب خود اشاره می کند که PRINCE2 با تأکید بر انعطاف پذیری و کارایی، می تواند به خوبی با نیازهای پروژه های متنوع سفارشی سازی شود و مزیت آن در ساختار فرآیندی روشن و مدیریت فعال ریسک ها و تغییرات است.

اصول هفت گانه PRINCE2: بنیادهای موفقیت

اصول، ستون های اصلی و راهنماهای متدولوژی PRINCE2 هستند که فلسفه آن را شکل می دهند. این هفت اصل به تیم مدیریت پروژه کمک می کنند تا با اعتماد به نفس و کارایی بیشتری عمل کنند. در ادامه به شرح کامل این اصول می پردازیم:

توجیه تجاری مستمر (Continued Business Justification)

مهم ترین اصل PRINCE2 این است که پروژه باید در تمام مراحل حیات خود دارای یک توجیه تجاری معتبر و منطقی باشد. این توجیه شامل تعادل بین هزینه ها، منافع و ریسک هاست. هدف اصلی این اصل، اطمینان از این است که پروژه همواره یک سرمایه گذاری ارزشمند برای سازمان باقی بماند. پرونده تجاری (Business Case) سند اصلی این توجیه است که باید به صورت مداوم به روزرسانی و توسط ذی نفعان اصلی تأیید شود. این امر مانع از ادامه پروژه هایی می شود که به دلیل تغییر شرایط، دیگر سودآور یا منطقی نیستند. توقف زودهنگام پروژه های بی فایده، بر اساس PRINCE2، یک اقدام مثبت و هوشمندانه تلقی می شود.

آموختن از تجربه (Learn from Experience)

PRINCE2 بر اهمیت یادگیری از تجربیات گذشته، چه در پروژه فعلی و چه در پروژه های پیشین، تأکید فراوان دارد. مدیر پروژه مسئول شناسایی، مستندسازی و انتشار درس های آموخته شده است. این درس ها باید در کارنامه درس (Lessons Log) ثبت شوند و در طول پروژه و همچنین در پایان هر مرحله به هیئت مدیره پروژه گزارش شوند. استفاده از تجربیات گذشته و انتقال دانش، به بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه در آینده کمک می کند و از تکرار اشتباهات جلوگیری به عمل می آورد. این اصل موجب تقویت رویکرد بهترین شیوه در مدیریت پروژه می شود.

نقش ها و مسئولیت های مشخص شده (Defined Roles and Responsibilities)

این اصل بر اهمیت تعریف شفاف نقش ها و مسئولیت های هر فرد درگیر در پروژه تأکید دارد. هدف این است که هر عضو تیم مدیریت پروژه از وظایف و اختیارات خود آگاه باشد تا از سردرگمی ها جلوگیری شود و کارایی تیم افزایش یابد. PRINCE2 یک سلسله مراتب مدیریتی مشخص را تعریف می کند که شامل هیئت مدیره پروژه، مدیر پروژه و مدیران تیم است. هیئت مدیره پروژه (Project Board) شامل مدیر اجرایی، کاربر ارشد و تأمین کننده ارشد است و نماینده منافع سه گانه ذی نفعان (کسب و کار، کاربر، تأمین کننده) است. این ساختار شفاف، رهبری مؤثر و تصمیم گیری قاطع را تضمین می کند.

مدیریت بر مبنای مرحله (Manage by Stages)

یک پروژه PRINCE2 به مراحل قابل کنترل (Management Stages) تقسیم می شود. این اصل ایجاب می کند که هر مرحله به درستی برنامه ریزی، نظارت و کنترل شود. حداقل دو مرحله در هر پروژه PRINCE2 وجود دارد: مرحله راه اندازی (Startup Stage) برای برنامه ریزی اولیه، و حداقل یک مرحله دیگر برای تحویل محصولات تخصصی. تقسیم پروژه به مراحل، افق برنامه ریزی را کوتاه تر و قابل مدیریت تر می کند و در پایان هر مرحله، هیئت مدیره پروژه یک نقطه تصمیم گیری برو/نرو (Go/No Go) دارد تا توجیه تجاری پروژه را مجدداً ارزیابی کرده و در مورد ادامه آن تصمیم بگیرد. این رویکرد به کاهش ریسک های مالی کمک شایانی می کند.

بر اساس اصول PRINCE2، توقف پروژه ای که توجیه تجاری خود را از دست داده است، اقدامی مثبت تلقی می شود که باید به آن پاداش داده شود.

مدیریت بر اساس استثنا (Manage by Exception)

این اصل به تفویض اختیار در سطوح مختلف مدیریتی اشاره دارد. برای هر یک از اهداف پروژه (زمان، هزینه، کیفیت، محدوده، مزایا و ریسک)، یک تحمل (Tolerance) مشخص می شود. مدیران سطح پایین تر اختیار دارند تا در حدود این تحمل ها تصمیم گیری کنند. تنها زمانی که پیش بینی شود پروژه ای از این حدود تحمل فراتر رود، موضوع به صورت استثنا (Exception) به سطح مدیریت بالاتر گزارش می شود. این مکانیزم باعث می شود مدیریت ارشد تنها در موارد حیاتی مداخله کند و از زمان آن ها به شکل کارآمدتری استفاده شود، در حالی که مدیر پروژه روزمره فعالیت ها را مدیریت می کند. گزارش های استثنا (Exception Report) ابزار کلیدی این اصل هستند.

تمرکز روی محصولات (Focus on Products)

PRINCE2 بر اهمیت تعریف دقیق و تحویل محصولات نهایی پروژه که با معیارهای کیفیت مورد توافق مطابقت دارند، تأکید می کند. برنامه ریزی مبتنی بر محصول (Product-based planning) هسته اصلی این اصل است. به جای تمرکز بر فعالیت ها، ابتدا محصولات تعریف می شوند و سپس فعالیت های لازم برای تولید آن ها برنامه ریزی می گردند. توضیحات محصول (Product Descriptions) نقش مهمی در شفاف سازی هدف، ترکیب، و معیارهای کیفیت هر محصول ایفا می کنند و به کاهش خزش محدوده (Scope Creep) و اختلافات ناشی از انتظارات نامشخص کمک می کنند. این رویکرد تضمین می کند که پروژه خروجی های مشخص و مورد نیاز را تحویل می دهد.

مناسب سازی با پروژه (Tailor to suit the Project)

انعطاف پذیری یکی از مزایای کلیدی PRINCE2 است. این اصل بیان می کند که متدولوژی باید متناسب با نیازها و ویژگی های خاص هر پروژه (مانند اندازه، پیچیدگی، ریسک و محیط فرهنگی) سفارشی سازی شود. با این حال، مهم است که در این مناسب سازی، هیچ یک از اصول اساسی نادیده گرفته نشود و چارچوب کلی PRINCE2 حفظ گردد. مستندسازی تغییرات اعمال شده (مناسب سازی ها) در اسناد راه اندازی پروژه (PID) ضروری است تا شفافیت و قابلیت حسابرسی حفظ شود. هدف از این اصل جلوگیری از اجرای PRINCE2 صوری یا PINO (PRINCE2 In Name Only) است.

مضامین هفت گانه PRINCE2: عناصر حیاتی پروژه

مضامین (Themes) در PRINCE2 حوزه هایی هستند که باید به طور مداوم و از ابتدا تا انتهای پروژه مورد توجه و مدیریت قرار گیرند. این مضامین بر پایه اصول هفت گانه بنا شده اند و در عمل از طریق فرایندهای PRINCE2 پیاده سازی می شوند.

پرونده تجاری (Business Case)

این مضمون، مکانیزم های لازم برای تصمیم گیری مدیران ارشد را فراهم می کند تا مشخص شود آیا پروژه یک سرمایه گذاری ارزشمند است و آیا این ارزش در طول زمان حفظ می شود. پرونده تجاری، که تحت مسئولیت مدیر اجرایی است، دلایل انجام پروژه، مزایای مورد انتظار (Outputs, Outcomes, Benefits)، هزینه ها و ریسک های آن را شرح می دهد. این سند نه تنها در ابتدای پروژه، بلکه در طول عمر پروژه نیز به طور مداوم بازبینی و به روزرسانی می شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه همچنان توجیه اقتصادی یا استراتژیک دارد. رویکرد مدیریت مزایا نیز چگونگی اندازه گیری و تحقق این مزایا را پس از اتمام پروژه مشخص می کند.

سازمان (Organization)

مضمون سازمان، به تعریف و تنظیم ساختار تیم مدیریت پروژه می پردازد و مسئولیت ها و پاسخگویی هر نقش را مشخص می کند. PRINCE2 یک محیط مشتری-تأمین کننده را فرض می کند که در آن مشتری (که مزایا را طلب می کند و هزینه را می پردازد) و تأمین کننده (که محصولات را تحویل می دهد) نقش های کلیدی دارند. هیئت مدیره پروژه شامل مدیر اجرایی، کاربر ارشد و تأمین کننده ارشد است. نقش های دیگری مانند مدیر پروژه، مدیر تیم، تضمین پروژه، پشتیبانی پروژه و مرجع تغییر نیز تعریف می شوند. شفافیت در نقش ها و مسئولیت ها برای جلوگیری از تداخل و افزایش کارایی ضروری است. رویکرد مدیریت ارتباطات نیز نحوه تعامل با ذی نفعان را مشخص می کند.

کیفیت (Quality)

مضمون کیفیت، سازوکارهایی را برای تعریف، برنامه ریزی، کنترل و اطمینان از کیفیت محصولات پروژه ارائه می دهد. در PRINCE2، کیفیت به معنای مناسب بودن برای هدف (Fit for Purpose) تعریف می شود. این شامل تعریف انتظارات کیفیت مشتری و معیارهای پذیرش برای محصولات نهایی است. برنامه ریزی کیفیت توسط مدیر پروژه صورت می گیرد و کنترل کیفیت به معنای انجام آزمایش ها و بازبینی ها برای اطمینان از مطابقت با استانداردهاست. تضمین پروژه به هیئت مدیره اطمینان می دهد که پروژه به درستی اجرا می شود، در حالی که تضمین کیفیت به مدیریت شرکت اطمینان می دهد که استانداردها رعایت شده اند. محصولات پس از تأیید کیفیت، خط پایه (Baseline) می شوند.

برنامه ها (Plans)

این مضمون نحوه و زمان تحویل محصولات پروژه، منابع مورد نیاز و مسئولیت های مربوطه را مشخص می کند. PRINCE2 سه سطح برنامه را پیشنهاد می دهد: برنامه پروژه (برای هیئت مدیره)، برنامه های مرحله ای (برای مدیر پروژه) و برنامه های تیمی (اختیاری، برای مدیر تیم). برنامه ریزی مبتنی بر محصول (Product-based planning) رویکرد اصلی برای تهیه این برنامه هاست که با تعریف محصولات آغاز شده و سپس فعالیت ها را مشخص می کند. بودجه هر برنامه نیز شامل منابع مالی برای فعالیت ها، پاسخ به ریسک ها و مدیریت تغییرات احتمالی است. این رویکرد برنامه ریزی، شفافیت را افزایش داده و به کنترل بهتر محدوده و منابع کمک می کند.

ریسک (Risk)

مضمون ریسک، به شناسایی، ارزیابی، برنامه ریزی و کنترل عدم قطعیت های مرتبط با پروژه می پردازد تا شانس موفقیت آن افزایش یابد. در PRINCE2، ریسک به عنوان یک رویداد نامشخص (تهدید یا فرصت) تعریف می شود که در صورت وقوع، بر اهداف پروژه تأثیر می گذارد. هر سازمانی دارای سطح پذیرش ریسک (Risk Appetite) خاص خود است. بودجه ریسک برای پاسخ به ریسک ها اختصاص می یابد. فرآیند مدیریت ریسک شامل پنج مرحله است: شناسایی، ارزیابی (احتمال و تأثیر)، برنامه ریزی پاسخ ها (جلوگیری، کاهش، پذیرش، انتقال و غیره)، پیاده سازی و انتقال (گزارش دهی). تمام ریسک ها در دفتر ثبت ریسک (Risk Register) ثبت می شوند.

تغییر (Change)

مضمون تغییر، به شناسایی، تجزیه و تحلیل و کنترل هرگونه تغییر بالقوه یا مصوب در محصولات پایه پروژه (یعنی محصولاتی که تأیید شده اند و به عنوان خط پایه محسوب می شوند) می پردازد. این مضمون شامل مدیریت سه نوع مسئله پروژه است: درخواست تغییر (RFC)، محصول نامرغوب (Off-Specification) و مشکلات/نگرانی ها (Problem/Concern). اگر مسئله ای از حدود تحمل پروژه فراتر رود، به عنوان استثنا گزارش می شود. رویکرد کنترل تغییر (Change Control Approach) نحوه مدیریت این مسائل و تغییرات را توصیف می کند و مرجع تغییر (Change Authority) مسئول بررسی و تأیید درخواست های تغییر است. بودجه تغییر نیز برای پوشش هزینه های تغییرات مجاز در نظر گرفته می شود.

در PRINCE2، ریسک به عنوان یک رویداد نامشخص تعریف می شود که (در صورت وقوع) تأثیری (منفی یا مثبت) بر اهداف پروژه خواهد داشت.

پیشرفت (Progress)

مضمون پیشرفت، به پایش، مقایسه و کنترل آنچه واقعاً در پروژه اتفاق افتاده با آنچه برنامه ریزی شده بود، می پردازد. هدف این است که انحرافات از خطوط پایه کنترل شوند و پیش بینی هایی برای ادامه پروژه ارائه گردد. کنترل پیشرفت از طریق تفویض اختیار، تقسیم پروژه به مراحل مدیریت و گزارش دهی منظم (مبتنی بر زمان و رویدادمحور) حاصل می شود. تحمل ها (Tolerances) در سطوح مختلف پروژه (پروژه، مرحله، بسته کاری) تعیین می شوند و اگر پیش بینی شود که از این تحمل ها فراتر می رود، گزارش استثنا (Exception Report) به سطح مدیریت بالاتر ارسال می شود. این اصل اطمینان می دهد که پروژه تحت کنترل باقی می ماند و تصمیم گیری ها بر اساس اطلاعات به روز و دقیق صورت می گیرد.

فرایندهای هفت گانه PRINCE2: چرخه حیات عملیاتی پروژه

فرایندهای PRINCE2، مراحل عملیاتی و گام به گام هستند که نشان می دهند چه کسی در چه زمانی مسئول چه تصمیم گیری و فعالیتی است. این فرایندها اصول و مضامین PRINCE2 را در طول چرخه عمر پروژه به کار می گیرند.

۱. شروع پروژه (Starting up a Project – SU)

این فرآیند، مرحله پیش از شروع رسمی پروژه است و هدف آن پاسخ به این سوال کلیدی است: آیا پروژه قابل اجرا و ارزشمند است؟ در این مرحله، ایده های نامناسب فیلتر می شوند تا از اتلاف وقت و منابع جلوگیری شود. خروجی های اصلی این فرآیند شامل بریف پروژه (Project Brief) که یک نقطه شروع توافق شده و مشخص را ارائه می دهد، و برنامه مرحله راه اندازی (Initiation Stage Plan) است. مدیر اجرایی در این مرحله مسئول تهیه طرح اولیه پرونده تجاری و تأمین بودجه اولیه است.

۲. هدایت پروژه (Directing a Project – DP)

این فرایند به هیئت مدیره پروژه اجازه می دهد تا کنترل کلی پروژه را در دست داشته باشد و تصمیمات کلیدی را اتخاذ کند، در حالی که مدیریت روزمره پروژه به مدیر پروژه تفویض می شود. هیئت مدیره پروژه مسئولیت نهایی موفقیت پروژه را بر عهده دارد و با مدیریت بر اساس استثنا عمل می کند. فعالیت های اصلی شامل: صدور مجوز برای راه اندازی پروژه، تأیید اسناد راه اندازی پروژه (PID)، مجوز دادن به هر مرحله یا برنامه استثنا، ارائه جهت دهی موقت (بررسی گزارش ها و تصمیم گیری در مورد مسائل و ریسک ها) و در نهایت، صدور مجوز برای بسته شدن پروژه است.

۳. راه اندازی پروژه (Initiating a Project – IP)

هدف این فرآیند، ایجاد پایه های محکم برای مدیریت و کنترل پروژه است. در این مرحله، مشتری باید درک روشنی از کار، زمان و هزینه لازم برای تحویل محصولات داشته باشد، قبل از اینکه سازمان به سرمایه گذاری قابل توجهی متعهد شود. خروجی اصلی این فرآیند، اسناد راه اندازی پروژه (Project Initiation Documentation – PID) است که یک سند جامع برای تعریف پروژه و نحوه مدیریت آن محسوب می شود. PID شامل برنامه پروژه، پرونده تجاری دقیق، رویکردهای مدیریت ریسک، کیفیت، تغییر و ارتباطات، و همچنین توصیف چگونگی مناسب سازی PRINCE2 با پروژه است. همچنین، رویکرد مدیریت مزایا که نحوه اندازه گیری مزایا را مشخص می کند، در این مرحله ایجاد می شود.

۴. کنترل یک مرحله (Controlling a Stage – CS)

این فرایند، مدیریت روزمره یک مرحله را توسط مدیر پروژه پوشش می دهد. هدف اصلی، اختصاص کار به تیم ها، نظارت بر پیشرفت، مدیریت مسائل و ریسک ها، گزارش دهی به هیئت مدیره پروژه و انجام اقدامات اصلاحی برای اطمینان از اینکه مرحله در حدود تحمل خود باقی می ماند، است. مدیر پروژه کارها را از طریق بسته های کاری (Work Packages) به مدیران تیم اختصاص می دهد. او گزارش های ایست بازرسی (Checkpoint Reports) را از تیم ها دریافت کرده، پیشرفت را بررسی می کند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را در محدوده تحمل مرحله انجام می دهد. گزارش های برجسته (Highlight Reports) نیز به صورت منظم به هیئت مدیره پروژه ارسال می شوند.

۵. مدیریت تحویل محصول (Managing Product Delivery – MP)

این فرایند رابط بین مدیر پروژه و مدیران تیم است و تضمین می کند که کار بر روی محصولات تخصصی به شیوه ای کنترل شده انجام می شود. مدیر تیم مسئولیت اجرای بسته های کاری اختصاص داده شده توسط مدیر پروژه را بر عهده دارد و اطمینان حاصل می کند که محصولات در محدوده انتظارات کیفیت، زمان و هزینه تحویل داده می شوند. مدیران تیم گزارش های پیشرفت دقیق را از طریق گزارش های ایست بازرسی به مدیر پروژه ارائه می دهند. تأیید محصولات پس از تکمیل نیز از مراحل حیاتی این فرآیند است. اگر انحرافی فراتر از تحمل بسته کاری پیش بینی شود، مدیر تیم آن را به عنوان یک مسئله پروژه به مدیر پروژه گزارش می کند.

۶. مدیریت مرز مرحله ای (Managing a Stage Boundary – SB)

این فرآیند در پایان هر مرحله (به جز مرحله نهایی) اجرا می شود و هدف آن بررسی دستاوردهای مرحله کنونی، برنامه ریزی مرحله بعدی و به روزرسانی اسناد اصلی پروژه است. مدیر پروژه اطلاعات لازم را به هیئت مدیره ارائه می دهد تا در مورد ادامه کار پروژه تصمیم بگیرند. به روزرسانی پرونده تجاری و برنامه پروژه با ترکیب پیشرفت واقعی و پیش بینی های اصلاح شده، از وظایف این مرحله است. گزارش مرحله پایان (End Stage Report) تهیه شده و همچنین در صورت لزوم گزارش درس ها نیز ایجاد می شود. این فرآیند یک نقطه تصمیم گیری حیاتی برای هیئت مدیره پروژه است.

۷. بسته شدن (اختتام) پروژه (Closing a Project – CP)

این فرآیند نقطه پایان رسمی پروژه است و اطمینان حاصل می کند که تمام محصولات پروژه تحویل و پذیرفته شده اند و اهداف اولیه پروژه محقق شده اند. این فرایند شامل بررسی عملکرد پروژه در برابر خطوط پایه، ارزیابی مزایای حاصل شده و برنامه ریزی برای بررسی مزایای باقی مانده است. گزارش پایان پروژه (End Project Report) تهیه می شود که شامل توصیه های اقدام بعدی برای هر کار ناتمام یا ریسک عملیاتی باقی مانده است. همچنین گزارش درس ها (Lessons Report) برای ثبت تجربیات پروژه آماده می شود. با صدور مجوز بسته شدن پروژه توسط هیئت مدیره، تیم مدیریت پروژه منحل شده و محصولات به تیم های عملیاتی/پشتیبانی برای بهره برداری منتقل می شوند.

گواهینامه های PRINCE2 و مقایسه با PMP

برای افرادی که به دنبال توسعه مهارت های مدیریت پروژه خود هستند، گواهینامه های معتبر PRINCE2 نقش مهمی ایفا می کنند. PRINCE2 دارای چهار سطح گواهینامه اصلی است:

• PRINCE2 Foundation: سطح پایه که دانش اولیه و اصطلاحات PRINCE2 را پوشش می دهد.
• PRINCE2 Practitioner: سطح پیشرفته تر که توانایی اعمال و مناسب سازی PRINCE2 در سناریوهای واقعی را ارزیابی می کند.
• PRINCE2 Agile Foundation: ترکیبی از اصول PRINCE2 با رویکردهای چابک (Agile).
• PRINCE2 Agile Practitioner: توانایی عملیاتی کردن PRINCE2 در یک محیط چابک.

PRINCE2 یا PMP؟ انتخاب درست برای شما

انتخاب بین گواهینامه های PRINCE2 و PMP (Project Management Professional) که توسط PMI ارائه می شود، یکی از سوالات رایج در حوزه مدیریت پروژه است. هر دو گواهینامه معتبر هستند و رویکردهای قوی برای مدیریت پروژه ارائه می دهند، اما تفاوت های اساسی دارند که انتخاب را متناسب با نیاز فرد و محیط کاری تعیین می کند.

• رویکرد: PRINCE2 یک متدولوژی فرآیندگرا است که بر چگونه مدیریت پروژه تمرکز دارد و ساختار مشخصی از نقش ها، مسئولیت ها و فرآیندها را ارائه می دهد. PMP بیشتر بر چه چیزی در مدیریت پروژه متمرکز است و یک مجموعه دانشی از بهترین شیوه ها (PMBOK) را ارائه می دهد که مدیر پروژه باید آن ها را متناسب با پروژه به کار گیرد.
• انعطاف پذیری: PRINCE2 با اصل مناسب سازی با پروژه ذاتاً انعطاف پذیر است. PMP نیز انعطاف پذیر است، اما این انعطاف بیشتر به دانش و تجربه فردی مدیر پروژه در انتخاب و اعمال ابزارها و تکنیک های مناسب بستگی دارد.
• تمرکز: PRINCE2 هم بر پروژه و هم بر فرآیندها تمرکز دارد. PMP بیشتر بر دانش و مهارت های فردی مدیر پروژه تأکید می کند.
• پذیرش جهانی: PRINCE2 در اروپا، انگلستان و استرالیا بسیار رایج است، در حالی که PMP بیشتر در ایالات متحده و کانادا مورد توجه قرار می گیرد.

انتخاب بین این دو به عوامل مختلفی از جمله صنعت کاری، منطقه جغرافیایی، نیازهای سازمانی و اهداف شغلی فرد بستگی دارد. برخی از مدیران پروژه حتی هر دو گواهینامه را برای تکمیل دانش و مهارت های خود کسب می کنند.

جمع بندی و اهمیت به کارگیری PRINCE2

همان طور که از خلاصه کتاب ارزشمند «مدیریت پروژه به روش PRINCE2» نوشته علی باستانی راد مشهود است، این متدولوژی یک چارچوب قدرتمند و انعطاف پذیر برای مدیریت مؤثر پروژه ها در هر اندازه و پیچیدگی است. تأکید PRINCE2 بر توجیه تجاری مستمر، یادگیری از تجربه، نقش ها و مسئولیت های شفاف، مدیریت مرحله ای و مدیریت بر اساس استثنا، آن را به ابزاری کارآمد برای کاهش ریسک ها، بهینه سازی منابع و تضمین تحویل محصولات با کیفیت تبدیل می کند. تجربیات عملی مهندس باستانی راد که در این کتاب گنجانده شده، جنبه کاربردی و بومی این متدولوژی را برای مخاطبان فارسی زبان برجسته می سازد.

با به کارگیری اصول، مضامین و فرآیندهای هفت گانه PRINCE2، مدیران پروژه و سازمان ها می توانند به وضوح اهداف خود را تعریف کنند، کنترل دقیقی بر پیشرفت داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که پروژه ها ارزش واقعی را به ارمغان می آورند. این چارچوب نه تنها از اتلاف منابع جلوگیری می کند، بلکه فرهنگ سازمانی مبتنی بر شفافیت، مسئولیت پذیری و بهبود مستمر را نیز ترویج می دهد. مطالعه و به کارگیری این متدولوژی، گامی مهم برای هر فرد یا سازمانی است که به دنبال تعالی در مدیریت پروژه های خود است.

منابع و مراجع

• کتاب مدیریت پروژه به روش PRINCE2 نوشته علی باستانی راد، انتشارات نگرش مدیران.
• وب سایت AXELOS (ناشر رسمی PRINCE2).
• مطالب تخصصی مرتبط با PRINCE2 و مقایسه آن با PMBOK.